Tapahtumajärjestäjän opas

Oletko järjestämässä tapahtumaa tai tilaisuutta Kangasalla? Tältä sivulta löydät vinkkejä ja neuvoja onnistuneen tapahtuman järjestämiseen ja läpi viemiseen.

Kangasalla on erinomaiset mahdollisuudet erilaisten tapahtumien järjestämiseen ja haluamme kaupungilla omasta puolestamme helpottaa työtäsi tapahtumanjärjestäjänä niin paljon kuin mahdollista. Meille on tärkeää, että tapahtumasi onnistuu ja järjestelyt toimivat. Panostamme siihen, että yhteistyö Kangasalla eri toimijoiden kanssa on innostavaa, selkeää ja mahdollisimman vaivatonta ja että kaikki tekevät töitä yhteisen päämäärän eli onnistuneen tapahtuman luomiseksi.

Terveisin
koko Kangasalan kaupungin väki

Tapahtumajärjestäjän muistilista

1. Tapahtuman tavoite ja kohderyhmät

Miksi tapahtumasi järjestetään ja mitä haluat tapahtumalla saavuttaa? Usein tapahtumien järjestäminen aloitetaan hyvästä ideasta ja halusta ilahduttaa muita ihmisiä tällä hyvällä idealla. Ennen järjestelyjen aloittamista on kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään muutamia keskeisiä asioita ja kirjata ne ylös suunnittelun tueksi. Kun tapahtuman keskeinen ajatus ja tavoitteet on kirjattu ylös, ne toimivat tukirankana koko tapahtuman suunnittelulle, viestinnälle ja markkinoinnille, yhteistyökumppaneille, budjetoinnille, resursoinille sekä tapahtuman onnistumiselle. Jokaiselle jotakin on ei mitään kenellekkään, joten pysähdy miettimään kenelle tapahtumasi on suunnattu ja ketä tapahtumasi tavoittelee. Lisäksi on hyvä kirjata ylös ainakin seuraavat asiat:

  • Tapahtuman tavoite ja ajankohta. Tukevatko ne toisiaan?
  • Kenelle tapahtuma on suunnattu, ketkä ovat tapahtuman kohderyhmät?
  • Päiväkohtainen kävijätavoite
  • Budjetti
  • Henkilöstöresurssit
  • Onko tapahtumasta tarkoitus tehdä monivuotinen vai onko kyseessä vain yksittäinen kokonaisuus?
  • Tapahtuman arvot

2. Tapahtumapaikka

Onnistunut tapahtuma edellyttää toimivaa ja tapahtumalle sopivaa tapahtumapaikkaa. Onnistunut paikka on mm. helposti kohderyhmien saavutettavissa ja löydettävissä. Sinne on helppo saapua, se on esteetön ja sinne on mahdollista toteuttaa kaikki tapahtuman tarvitsema infrastruktuuri sekä muut tarpeet, kuten sähkö, vesi, jätehuolto, liikenne yms. Hyvä tapahtumapaikka on paitsi näyttävä myös toimiva.

Kangasalan kaupungin hallinnoimista tapahtumatiloista on tehty erilliset tapahtumakortit joista löydät lisätietoa niiden soveltuvuudesta tapahtumasi tapahtumapaikaksi, tapahtumakortit löydät täältä. Lisäksi kaupungin hallinnoimat vuokrattavat sisätilat ja muut tapahtumakäyttöön soveltuvat tilat löydät täältä.

3. Luvat

Tapahtumajärjestäjän on muistettava huolehtia siitä että kaikki tapahtuman tarvitsemat luvat ovat kunnossa. Ulkoilmassa järjestettävistä yleisötapahtumista tai yleisistä kokouksista on esimerkiksi aina muistettava tehdä ilmoitus kaupungin poliisilaitokselle 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. Muita yleisiä lupia mitä tapahtumat yleensä tarvitsevat ovat:

  • Lupa alueen käyttöön
  • Melulupa
  • Lupa myydä ruokaa, alkoholia tai tupakkaa
  • Tapahtuman liikennejärjestelyt ja niihin tarvittavat luvat
  • Arpajaislupa
  • Yms. muut tapahtuman luoteeseen liittyvät luvat ja lisenssit

Lisätietoa luvista ja niiden hakemisesta saat Kangasalan tapahtumakoordinaattorilta sekä tapahtumajärjestäjän oppaasta. Muista että lupien hakemiseen on hyvä jättää riittävästi aikaa ja niiden työstäminen kannattaa aloittaa vähintään 1 kk ennen tapahtumaa tai aikaisemmin.

4. Tapahtuman turvallisuus

Maailma muuttuu ja tapahtumien järjestäminen sen mukana. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa tapahtumansa kokonaisvaltaisesta turvallisuudesta sekä siitä että kaikki tapahtuman kävijät ja henkilökunta tuntevat olonsa tapahtumassa turvalliseksi.

Tapahtuma voi tarvita järjestyksenvalvojia ja lisäksi Pelastusasetuksen (407/2011) 3 § mukaan tapahtumajärjestäjän on laadittava tapahtumalle pelastussuunnitelma, mikäli tapahtumassa:
1) arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
2) käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
3) tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
4) tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Pelastussuunnitelma tulee toimittaa tapahtumapaikan pelastuslaitokselle vähintään 14 vrk. ennen tapahtumaa, mutta yleensä sen kanssa kannattaa olla liikkeellä jo hyvissä ajoin.

Avaa tapahtumajärjestäjän opas alapuolelta

Tapahtumajarjestajan_opas_2019