Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Kangasalan kaupungin asiarekisteri

Kangasalan kaupungin asiarekisteri sisältää tiedot vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä asioiden ja asiakirjojen metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoihin.

Kangasalan kaupungin tietovarannot

Tietovaranto tarkoittaa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Kangasalan kaupungin tietovarannot on tässä kuvauksessa jaoteltu palvelukeskusten alaisten toimintojen mukaan.

Kangasalan kaupungin tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kaupungin verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta olennaiset kaupungin toimintaan liittyvät asiakirjat, kuten esim. luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset. Lisäksi Kangasalan kaupunki julkaisee avoimia paikkatietoaineistoja rajapintapalveluina.

Strateginen johto

Strategisen johdon tietovarannot sisältävät päätöksenteon, henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, asiakirjahallinnon ja työllistämispalveluiden yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja. Strategisen johdon keskeisten rekisterien käyttötarkoituksia ovat mm. asiakirjojen ja asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröiminen, palvelussuhteiden ja talouden hoitaminen, luottamustoimielinten ja luottamushenkilöiden tietojen ylläpito ja työllistämispalveluiden hoitaminen.

Sivistyskeskus

Sivistyskeskuksen tietovarannot sisältävät varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, perusopetuksen ja lukio-opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja, oppilas- ja opiskelijahuollon tietoaineistoja, kirjasto- ja vapaa-aikapalveluiden järjestämiseen ja taidekokoelman hoitamiseen liittyviä tietoaineistoja. Sivistyskeskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja asiakassuhteiden hoitaminen.

Tekninen keskus

Teknisen keskuksen tietovarannot sisältävät rakennus- ja ympäristölupaviranomaisten toiminnan yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja, asumisen, kaavoituksen, kiinteistöjen ja infrastuktuurin suunnittelun, huollon, ylläpidon ja kunnossapidon tietoaineistoja, kartta- ja paikkatiedon tietoaineistoja ja pysäköinninvalvonnan tietoaineistoja. Teknisen keskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja ajantasaisen tiedon ylläpitäminen.